Leticia Ferreira Schmidt

Leticia Ferreira Schmidt

App Content Creation & Marketing bei ondojo

Digital Tools easy im Alltag

Eine Büroprärie und Homeoffice soweit das Auge reicht. Durch die dazugehörige Digitalisierung ist es immer wichtiger, nicht nur immer und überall miteinander zu kommunizieren, sondern auch auf nötige Daten zugreifen zu können. Wie das gehen soll? Mit Digital Tools. Die neuen Samen für eine grünere Arbeitssteppe.

Die Frage als Unternehmen ist: Wie kann ich durch den Einsatz digitaler Technik die Leistung, Mitarbeiterbindung, Motivation oder Zufriedenheit verbessern? Es geht längst nicht mehr nur darum Kommunikationsbarrieren zu überwinden. Ein intelligenter Arbeitsplatz bietet weitaus mehr als das. Effizienz, Innovation und Wachstum für die Mitarbeitenden sollten unbedingt Bestandteil sein, wenn es um den Begriff einer digitalen Transformation geht. Was soll diese Digitale Transformation sein? Na, die Chance sich mit digitalen Mitteln, das Leben zu vereinfachen und sich mit ihnen weiterzuentwickeln. Was dafür wichtig ist, ist die erfolgreiche Umsetzung eines solchen Tools, das auf dem Weg dorthin stützt. Doch eins nach dem anderen und zurück auf Anfang. 

Was sind Digital Tools? 

Digital Tools sind im Grunde genommen ein Werkzeug. Sie sind Softwares, die eine bestimmte Aufgabe übernehmen und helfen dir somit die Zusammenarbeit und verschiedene Geschäftsprozesse locker flockig im Arbeitsalltag zu integrieren. Dem zu Folge entsprechen sie verschiedenen Programmen, die wir auf unserem PC, Laptop, Tablet oder Handy nutzen. Analoge Prozesse werden so digitalisiert.  

Was das bedeutet? Aus unserem „Old Work“ wird „New Work“. Wir haben statt Meetings mehr Video-Calls, schreiben statt E-Mails kurze Nachrichten über Teams, bewegen uns beim Arbeitsprozess weg von der direkten Überwachung hinzu Vertrauen und nutzen statt punktuellen Semianren öfter auch das E-Learning, um uns fachlich oder auch persönlich weiterzuentwickeln. Klingt easy breezy, oder? Deine digitalen Tools erleichtern dir deinen Arbeitsalltag. Vorausgesetzt sie sind u.a. benutzerfreundlich und mobil nutzbar. Würdest du etwas anderes behaupten? 

Btw gibt es auch Tools, wie ondojo, die spezifisch auf die persönliche Weiterentwicklung eingehen. Mit ihnen kannst du bestimmte Kompetenzen ausbauen und deine Stärken stärken, um sie dann wieder im Arbeitsalltag einfließen zu lassen. Dabei helfen dir beispielsweise die verschiedenen Einheiten von ondojo. Hier geht’s zur Session Übersicht

Was bringen Digital Tools? 

Genau das, was du brauchst, um dir dein Leben leichter zu machen. Es gibt zig verschiedene Tools und Möglichkeiten, deine Arbeitsprozesse zu verbessern. Da ist das Wichtige nur, sich selbst klarzumachen, wohin die Reise mit einem bestimmten Tool gehen soll.

Also: 

  • Welche Themen sollen mit dem Digitalen Tool behandelt werden? 
  • Was soll sich im Workflow ändern? 
  • Welche speziellen Unternehmensziele sollen damit verfolgt werden? 
  • Wer wird das Tool nutzen? 

Aber Vorsicht: Digital Tools werden am Arbeitsplatz oft gar nicht genutzt. Dabei ist es Mitarbeitenden immer wichtiger sich weiterzubilden und von ihrem*r Arbeitgeber*in darin unterstützt zu werden, sich persönlich weiterzuentwickeln. Die HDI Berufe-Studie 2023 hat ergeben, dass sich 44 Prozent der Arbeitenden im Unternehmen nicht gefördert fühlen und sogar 50 Prozent keine Aufstiegschancen in ihrem Job erkennen. Das ist fast jede*r zweite Arbeitnehmer*in. Krass, oder? 

Was motiviert zur Nutzung von Digital Tools? 

Es gibt vier Gründe warum Mitarbeiter*innen Angebote nutzen: 

  1. Intrinsische Motivation 
  2. Interesse/Neugierde 
  3. Pain (Ein Problem muss gelöst werden) 
  4. Er*sie muss halt (für ein Zertifikat o.ä.) 

Man merkt schnell selbst, was am besten ist und, warum die Nummer eins, auf der ersten Stelle steht. Ob beruflich oder privat, es ist immer am besten, wenn die Motivation intrinsisch, also von innen heraus bzw. von der Person selbst, kommt. Ebenso Interesse und Neugier legen eine ganz andere Nuance unter den Aspekt der Motivation. Wir lernen bewusster und aus freiem Willen heraus etwas. Das ist insgesamt für uns selbst viel nachhaltiger für die Zukunft. Daher ist es bedeutsamer gerade diese Gründe in seinem Gegenüber zu wecken. Das heißt, der Mehrwert eines Digitalen Tools muss an den Mann, die Frau und alle, die sich als dazwischen definieren, gebracht werden. Denn oftmals sind Mitarbeitende es nicht gewohnt neue Arten des Lernens auszuprobieren und Lernen in den Berufsalltag zu integrieren. Es ist immer wieder ein nicer Anreiz, wenn die Personalabteilung das aktiv etabliert. 

 Was ist vor Einführung eines Digital Tools wichtig? 

 Ganz klar:

  1. Eine Bedarfsanalyse muss her. Mache dir bewusst: Was benötigen deine Mitarbeiter*innen? Was wollen sie? Hierfür ist es immer gut im Austausch mit seinen Mitarbeitenden zu sein.
  2. Pflege eine gute Feedbackkultur, um herauszufinden, wo deine Mitarbeitenden wirklich Unterstützung brauchen. Genau hierfür können dann bestimmte Tools eingesetzt werden.
  3. Einbindung der Mitarbeitenden in die Tooleinführung. Letztendlich sind sie es, die mit der Software umgehen müssen. Frage nach, welche Vorstellungen sie haben und, worauf bei einer Schulung geachtet werden soll.
  4. Hier spielt die Transparenz in der Kommunikation eine Schlüsselrolle. So kommen Unsicherheiten bei den Mitarbeitenden erst gar nicht auf und sorgt on top für ein besseres Arbeitsklima innerhalb des Unternehmens.
  5. Die Vereinfachung des Tools für Mitarbeitende steht im Mittelpunkt. Erst danach sollte ein bestimmtes Angebot eingeführt werden, um eine digitale Anwendung effektiv und effizient in den Arbeitsalltag aufnehmen zu können. Schließlich soll sich das Tool lohnen.  

Übrigens: Du hast ein Grundrecht auf Schutz deiner personenbezogenen Daten. Die EU hat das in der Datenschutz-Grundverordnung festgelegt, sodass jede*r Einzelne Sicherheit bei der Verarbeitung ihrer*seiner Daten erfährt. Unternehmen stellen dafür Verhaltensrichtlinien mit bestimmten Zugriffsmöglichkeiten für Mitarbeitende bereit. Zusätzlich werden Daten verschlüsselt, es gibt Viren-Scanner, Firewalls und Passwörter, die es dir ermöglichen, dass nur du deine Daten einsehen kannst.

Wie kommt ein Digitales Tool zum Einsatz?

So viele gute Fragen heute, nicht wahr?Aber zum Glück haben wir passende Antworten darauf. Wie wird eine Anwendung also nun überhaupt angewendet? Du, keine Ahnung. Ha Spaß. Natürlich gibt es auch darauf eine Antwort.

  • Das Cleverste ist die Übermittlung der Informationen zu dem Tool an Beschäftigte. Einleuchtend. Wie sollen sie schließlich ein Tool nutzen, wenn sie gar nicht wissen, dass es dieses gibt? Dafür ist es am einfachsten sie analog und digital dort zu erreichen, wo Mitarbeitende sich viel aufhalten. Sei es der Pausenraum, auf Teams, am schwarzen Brett, im Firmen-Newsletter, usw.
  • Zeige spezielle „Usecases“ auf. Also konkret solche Situationen, in denen man das Tool verwenden kann. Dafür kannst du z.B. Probleme schildern, in denen das Tool eine Lösung darstellt. Erkläre in Schulungen, wie das Tool am einfachsten genutzt werden kann.
  • Und zu guter Letzt: Aktiv in den Arbeitsalltag integrieren, Routine bekommen und auch Feedback geben lassen, wie das Tool von Mitarbeitenden angenommen wird.

Und was kommt unterm Strich raus? Das verrät uns die…

Zusammenfassung

Ja, wir sind oft am Husteln. Digital Tools sollen Mitarbeitende dabei unterstützen, easy going mit dem Workflow gehen zu können. Insbesondere in Zeiten der Digitalisierung sind sie gar nicht mehr wegzudenken. Als Schmankerl dürfen sie gerne noch zur persönlichen Weiterentwicklung des*r Einzelnen beitragen. Das sorgt für eine gute Arbeitsatmosphäre und Harmonie untereinander. Denn das ist es doch, worauf es im (Berufs)Leben ankommt: Zufriedenheit durch die Chancen und Möglichkeiten, die einem gegeben werden, zu erlangen. Go 4 it!

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